PR en communicatie

Goede onderlinge communicatie is voor een grote tennisvereniging als Rapiditas erg belangrijk. De communicatie van bestuursleden, trainers en commissies met leden en vice versa loopt grotendeels via de website, KNLTB ClubApp, e-Nieuwsbrieven en e-mailberichten. Verder verschijnen er zeer regelmatig (nieuws)berichten op Facebook en Instagram.

Op de website vind je algemene informatie, aankondiging van evenementen (agenda) en nieuwsberichten. Via de website hebben leden, bestuur en commissies toegang tot KNLTB Club met ledenlijst, afhangbord, dienstenplannen, etc.

Protocol voor plaatsing van nieuwsartikelen op de website

Voor het plaatsen van artikelen op de website is het volgende nodig:

  1. Duidelijke pakkende titel
  2. Schrijver (en de bijbehorende commissie) van het artikel
  3. Inleidende of samenvattende tekst van 1 a 3 zinnen (het kan hierbij ook om zinnen gaan die in de hoofdtekst voorkomen)
  4. Hoofdtekst (met eventueel links)
  5. Foto('s) of plaatje(s) (optioneel)

Stuur de tekst naar [email protected]. Het artikel wordt binnen enkele dagen (vaak nog dezelfde dag) geplaatst. De communicatiecommissie kan ervoor kiezen om het artikel ook als pushbericht te versturen. Alle teksten zullen door de communicatiecommissie worden beoordeeld en waar nodig worden aangepast.  

Denk eraan om artikelen met betrekking tot toernooien of andere activiteiten tijdig aan te leveren. Houd als vuistregel minimaal drie weken voor de start van een activiteit aan. 

Zeven aandachtspunten

Neem bij het schijven van een artikel de volgende zaken in acht:

  1. Maak de lezer direct nieuwsgierig in je allereerste zin, je introductie, door pakkende titels te gebruiken. Een hoofdtitel die een belofte doet en eerste alinea die samenvat waarover de tekst eronder gaat werkt het beste.
  2. Deel je tekst in in korte alinea’s om te voorkomen dat lezers het idee krijgen dat ze door veel tekst worstelen moeten. Korte alinea’s maken je boodschap optisch luchtig.
  3. Gebruik opsommingen en andere lijstjes tussendoor voor de afwisseling. Opsommingen geven lezers de indicatie dat daar belangrijke informatie gebundeld is.
  4. Tutoyeer in je artikel ('jij' in plaats van 'u').
  5. Vermijd het te veel gebruiken van uitroeptekens.
  6. Controleer je artikel op spelfouten.
  7. Gebruik voor onze tennisvereniging de naam 'Rapiditas' of 'TV Rapiditas'.

Inspiratie nodig? Bekijk wat nieuwsartikelen op onze website.

Nieuwsbrief en mededelingse-mails

Na plaatsing van het artikel wordt het artikel automatisch geplaatst op Facebook en Instagram en opgenomen in de nieuwsbrief, mits nog actueel. De nieuwsbrief verschijnt op willekeurige momenten, bij voldoende nieuws. De communicatiecommissie kan het artikel ook als mededelingse-mail naar alle leden van de club sturen. Nieuwe leden worden automatisch ingeschreven voor e-mails van Rapiditas en kunnen zich desgewenst uitschrijven.

Promotiemateriaal

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van promotiemateriaal (posters, flyers, deelnemersboekjes) om bijvoorbeeld een evenement aan te kondigen, dient dit vooraf goedgekeurd te worden door de penningmeester tenzij het promotiemateriaal onderdeel uitmaakt van een activiteit waarvoor een budget beschikbaar is. Op al het promotiemateriaal dient het Rapiditas-logo te worden geplaatst.

Persbericht

Heeft Rapiditas een belangrijk nieuwsfeit te melden dan kan de pers worden ingeschakeld. Door middel van een persbericht informeren we regionale kranten, huis-aan-huisbladen, wijkbladen en nieuws-websites over activiteiten van Rapiditas. Wat is nieuws? Nieuws moet actueel zijn, interessant voor de pers en het publiek en het moet nog niet bekend zijn bij het publiek. Een redacteur zal een persbericht over iets wat hij al weet altijd direct aan de kant schuiven.

Contact

Neem voor meer informatie contact op met de communicatiecommissie via [email protected]